Как вести учёт клиентов тренеру: шаблон таблицы и когда из неё вырасти

Как вести учёт клиентов тренеру: одна строка на клиента, в ней контакт, цель, формат (зал или онлайн), дата начала, дата последней тренировки и заметка, а оплаты на отдельном листе. Раз в неделю сортируешь клиентов по дням без тренировки и пишешь первым тем, кто молчит 7 дней и больше. Ниже готовый шаблон Excel, который открывается и в Google Таблицах, и честный список признаков, что таблицы уже мало.

Я Алексей, разработчик Muscule. Сам тренируюсь, и сервис для тренеров вырос из того, что таблицы перестали справляться. Поэтому сначала про таблицу: для многих тренеров её хватает, и хватает надолго.

Зачем тренеру учёт клиентов, если всё и так в голове

Пока клиентов трое, всё правда помнишь. Кто занимается по понедельникам, у кого колено, кто платит переводом. На восьмом-десятом клиенте память начинает сдавать, и первым выпадает самое важное: кто давно не появлялся.

Клиенты редко уходят с разговором «я заканчиваю». Чаще они просто пропускают одну тренировку, потом вторую, а через месяц ты понимаешь, что человека нет. Учёт клиентов нужен не для отчёта, а чтобы заметить это на второй неделе, а не на пятой.

Вторая причина: деньги. Если оплаты живут в банковском приложении и в голове, сложно сказать, сколько ты заработал в прошлом месяце и кто ещё не заплатил.

Как вести учёт клиентов: какие поля нужны

Не заводи тридцать колонок. Таблица, которую лень заполнять, через месяц заброшена. Хватает семи полей, которые вносишь руками, и двух, которые считаются сами.

1. Клиент. Имя так, как ты его зовёшь. Удобно дописывать дни занятий: «Иван (пн/ср)».
2. Контакт. Где вы общаетесь: телефон, Telegram, WhatsApp. Чтобы написать за пять секунд, а не искать.
3. Цель. Одной строкой, словами клиента: «сбросить 8 кг», «спина без боли», «присед 100». Помогает, когда пишешь клиенту после паузы.
4. Формат. Зал или онлайн. От этого зависит, откуда ты вообще знаешь про его тренировки.
5. Начало. Дата, когда начали работать. Видно, сколько человек с тобой.
6. Последняя тренировка. Главное поле всей таблицы. Из него считается всё остальное.
7. Заметка. Травмы, ограничения, договорённости: «без глубоких выпадов», «продлить в октябре».

Два поля считаются сами: дней без тренировки (сегодняшняя дата минус дата последней тренировки) и статус, который превращает эту цифру в сигнал.

Шаблон таблицы учёта клиентов

Я собрал шаблон с тремя листами. Это обычный файл Excel, его можно загрузить в Google Диск и работать в Google Таблицах, формулы там тоже считают.

Лист «Клиенты». Колонки: Клиент, Контакт, Цель, Формат (зал/онлайн), Начало, Последняя тренировка, Дней без тренировки, Статус, Заметка. Руками заполняешь всё, кроме двух колонок. «Дней без тренировки» считается само от сегодняшней даты. «Статус» сам показывает «Внимание», если прошло 7 дней и больше, иначе «Активен».

Лист «Оплаты». Колонки: «Дата», «Клиент», «Сумма, ₽», «За что», «Способ». Одна строка на каждый платёж.

Лист «Итоги по месяцам». Месяц и сумма оплат за него. Ничего вносить не нужно, лист считается сам из «Оплат».

Так выглядит лист «Клиенты», если открыть его 26 сентября:

Скачать шаблон учёта клиентов (Excel, открывается в Google Таблицах)XLSX · 16 КБ

Как начать: удали строки-примеры, внеси своих клиентов и дату последней тренировки каждого. Если точную дату не помнишь, ставь примерную. Главное, чтобы колонка не была пустой, иначе статус не посчитается.

Учёт посещений клиентов: как не забывать обновлять

Вся таблица держится на одной колонке, «Последняя тренировка». Если она врёт, врёт и статус. Поэтому учёт посещения клиентов стоит сделать привычкой, привязанной к действию.

• Клиенты в зале. Провёл занятие, открыл таблицу на телефоне, поменял дату. Десять секунд. Проблема в том, что эти десять секунд легко отложить «на вечер», а вечером уже не до того.
• Онлайн-клиенты. Тут сложнее: ты знаешь о тренировке, только если клиент о ней написал. Договорись, что после каждой тренировки он присылает хотя бы короткий отчёт в мессенджер, и обновляй дату по нему.

В шаблоне нет журнала посещений по дням, и это сознательно. Чтобы решить, кому писать, хватает даты последней тренировки. Журнал нужен тем, кто считает занятия в пакете, а это уже учёт абонементов, про него ниже.

Правило 7 дней: кому писать первым

Правило простое: 7 дней без тренировки — пишешь клиенту. Не ждёшь, пока он сам объявится.

Почему именно неделя: большинство клиентов тренируются по недельному ритму, два-три раза в неделю. Если человек пропустил целую неделю, ритм уже сломан. Ещё неделя, и возвращаться ему будет неловко, а через месяц вернуть его очень трудно.

Как это работает с шаблоном:

1. Раз в неделю, например в понедельник утром, открой лист «Клиенты».
2. Отсортируй по колонке «Дней без тренировки» от большего к меньшему.
3. Всем со статусом «Внимание» напиши сегодня же.

Писать лучше без упрёка и с конкретикой. Не «ты куда пропала?», а «Марина, как колено после отпуска? Давай в эту неделю лёгкую тренировку на 40 минут, без приседа». Цель из таблицы и заметка тут как раз пригодятся: человеку проще вернуться к конкретному плану, чем к абстрактному «продолжим».

Учёт оплат клиентов: кто заплатил, а кто должен

Оплаты веди отдельно от клиентов, по строке на каждый платёж. Так в одной таблице видна вся история денег, а не последний платёж, затёртый новым.

• Дата: день, когда деньги пришли, а не день начала абонемента. Тогда итоги месяца совпадут с тем, что у тебя на карте.
• Сумма: только число, без «₽» в ячейке, иначе формулы его не сложат.
• За что: «10 занятий», «онлайн-ведение, октябрь», «разовое».
• Способ: перевод, наличные. Пригодится, когда будешь сверяться с банком.

Лист «Итоги по месяцам» соберёт суммы сам. Допустим, в сентябре Иван заплатил 25 000 ₽ за пакет из 10 занятий, а Света 8 000 ₽ за месяц онлайн-ведения: в строке сентября будет 33 000 ₽.

Чего лист оплат не покажет: кто тебе должен и у кого заканчивается пакет. Для этого нужно сравнивать, сколько занятий куплено и сколько проведено. Если работаешь пакетами, я подробно разобрал это в статье про учёт абонементов персонального тренера, там свой шаблон со списанием занятий.

Когда таблица перестаёт справляться: честные признаки

Точной цифры, после которой таблица ломается, нет. Ломается не на числе клиентов, а на том, что таблица перестаёт отражать реальность. Вот признаки, по которым это видно.

• Клиентов стало много, и ты открываешь таблицу реже. Раз в неделю превратилось в раз в две, правило 7 дней перестало работать.
• Онлайн-клиенты тренируются без тебя, и ты не видишь, что они делали. В таблице только дата, и то со слов клиента. Какие были веса, что он пропустил, как себя чувствовал, узнаёшь из переписки, если узнаёшь.
• Забываешь обновить. У того, кто ходит, горит «Внимание», а тот, кто пропал, числится активным, потому что ты вписал дату по памяти.
• Данные в трёх местах. Клиенты в таблице, подходы и веса в заметках телефона, оплаты в банке, договорённости в мессенджере. Чтобы ответить на простой вопрос, открываешь всё сразу.
• Про уход клиента узнаёшь от него самого. Сообщение «я, наверное, пока закончу» пришло раньше, чем таблица что-то показала.

Если узнал себя в двух пунктах из пяти, таблица уже тормозит. Разница в одном: откуда берётся дата последней тренировки.

Учёт клиентов тренера в Muscule: следующий шаг после таблицы

Muscule — веб-сервис для тренера и его клиентов, работает в браузере на телефоне и компьютере. Главное отличие от таблицы: дата последней тренировки не вносится руками. Клиент ведёт тренировку в приложении подход за подходом, прямо в зале, и она сразу видна тебе. На личном занятии тренировку ведёшь ты сам, клиенту даже телефон доставать не нужно, как это устроено, разобрал в статье про персональную тренировку в приложении.

Что заменяет лист «Клиенты»:

• Сводка вверху кабинета: всего клиентов, активные (тренировались за последние 7 дней), неактивные и кто сейчас в зале. Клик по плашке фильтрует список.
• Метка «Внимание» у тех, кто не тренировался 7 дней и больше. То же правило, что в шаблоне, только без формул и без риска, что ты забыл обновить дату.
• Своя подпись клиента: «Иван (пн/ср)», телефон, что угодно. Она приватная, её не видят ни клиент, ни другие тренеры.
• Заметки тренера по клиенту: травмы, договорённости. Клиент их не видит.

mymuscule.ru

Что заменяет лист «Оплаты»: у каждого клиента абонемент со стоимостью, сроком и числом занятий, с отметкой «деньги получены». Экран «Финансы» показывает, сколько получено в этом и прошлом месяце, сумму долгов и доход по месяцам. Месяц считается по дате получения денег, как в шаблоне.

mymuscule.ru

И то, чего таблица не умеет вообще: уведомления в Telegram. Подключаешь бота, и он пишет, как только клиент завершил тренировку: длительность, число подходов, самочувствие, заметка клиента. А раз в день в 10:00 по Москве присылает одним сообщением тех, кто 7 дней не тренируется. Правило 7 дней начинает работать само, даже если ты неделю не открывал кабинет.

Чего в Muscule нет

• Импорта из Excel. Таблицу загрузить нельзя. Клиента заводишь приглашением: по email, ссылкой или QR-кодом. Клиент принимает приглашение и регистрируется сам, скачивать ему ничего не нужно.
• Экспорта в Excel тоже нет.
• Чата. Общение остаётся в мессенджере, в сервисе есть только комментарии к тренировкам.
• Расписания и записи на занятия. Время встреч по-прежнему договариваетесь сами.
• Приёма денег. Деньги через сервис не проходят: клиент платит тебе как договорились, а ты отмечаешь оплату в кабинете.

Как перейти и не бросать таблицу

Не переноси всех клиентов разом. Начни с одного, лучше с того, кто ходит к тебе в зал: пригласи его ссылкой и на ближайшем занятии проведи тренировку в приложении. Остальные пока живут в таблице. Через неделю станет понятно, где тебе удобнее.

Что сделать сегодня

1. Скачай шаблон и внеси всех клиентов, обычно это минут 15.
2. Поставь каждому дату последней тренировки, хотя бы примерную.
3. Отсортируй по дням без тренировки и напиши всем со статусом «Внимание».
4. Внеси оплаты за текущий месяц на лист «Оплаты».
5. Поставь напоминание на понедельник: раз в неделю открываешь таблицу и повторяешь пункт 3.

Если через месяц окажется, что таблица отстаёт от жизни, вернись к списку признаков выше. С таблицы хорошо начинать, и вырасти из неё нормально.