Учёт абонементов персонального тренера: блокнот, таблица или сервис

Учёт абонементов у персонального тренера держится на пяти цифрах по каждому клиенту: сколько занятий в пакете, сколько он стоит, оплачен ли, до какого числа действует и сколько занятий осталось. Вести их можно в блокноте, в таблице или в сервисе, который списывает занятия сам. Ниже разберём все три способа, дадим готовый шаблон таблицы и честно покажем, где каждый способ начинает терять деньги.

Меня зовут Алексей, я разработчик Muscule и сам тренируюсь в зале. Статьи про учёт абонементов в поиске написаны для фитнес-клубов и студий с администратором. У частного тренера нет ни администратора, ни кассы, есть он сам и телефон в кармане. Этот текст для него.

Что такое абонемент у персонального тренера

Абонемент персонального тренера, он же пакет персональных тренировок, — это оплаченное вперёд число занятий с ограниченным сроком. Например, 10 занятий за 25 000 ₽, действуют два месяца. Цифры здесь и дальше условные, свои цены ты знаешь лучше.

В клубе абонемент с персональным тренером считает администратор и программа на ресепшене. Частный тренер считает сам: провёл занятие, отметил, увидел, сколько осталось, напомнил про продление. Если в этой цепочке выпадает хоть одно звено, ты либо работаешь бесплатно, либо споришь с клиентом о том, сколько занятий у него на самом деле.

Поэтому хорошая система учёта абонементов отвечает на три вопроса за пару секунд:

• кто мне должен;
• у кого пакет заканчивается и пора говорить о продлении;
• сколько занятий осталось у конкретного клиента, если он спросит прямо сейчас.

Какие поля нужны для учёта абонементов

Неважно, где ты ведёшь учёт, набор полей один и тот же:

• Клиент. Имя, которое ты точно узнаешь. Если есть два Ивана, пиши «Иван (пн/ср)».
• Занятий в пакете. 8, 10, 12, сколько продал.
• Цена. Сумма за весь пакет. Нужна, чтобы в конце месяца понимать, сколько ты заработал.
• Оплачено или долг. Отдельная отметка, а не «ну он же вроде переводил».
• Дата оплаты. Доход считается по дню, когда пришли деньги, а не когда начался пакет.
• Начало и срок действия. До какого числа пакет нужно отходить.
• Проведено. Сколько занятий уже было.
• Осталось. Пакет минус проведено. Именно эту цифру клиент спрашивает чаще всего.

Контакты, цели, травмы и прочую информацию о клиенте удобнее держать отдельно, об этом подробно в статье как вести учёт клиентов тренеру. Здесь только деньги и занятия.

Блокнот: учёт абонементов на бумаге

Самый простой способ. На каждого клиента страница: сверху размер пакета, цена и дата оплаты, ниже клеточки по числу занятий. Провёл тренировку, поставил в клеточку дату. Пустых клеточек не осталось, пакет кончился.

Чтобы блокнот работал, нужны три правила:

1. Отмечать занятие сразу после тренировки, пока клиент рядом. Вечером ты уже не вспомнишь, был ли у Марины вторник.
2. Неоплаченный пакет обводить или помечать красным. Иначе долг выглядит так же, как оплата.
3. Раз в неделю листать все страницы и выписывать, у кого осталось одно-два занятия.

Плюсы понятны: бесплатно, ничего не надо настраивать, работает без интернета. Минусы тоже: блокнот не считает, не напоминает, его можно забыть дома, а на вопрос «сколько я заработал за август» придётся сидеть с калькулятором. Пока клиентов несколько, это терпимо. Когда их становится больше, страницы начинают путаться.

Таблица учёта абонементов: шаблон

Следующий шаг после блокнота: Excel или Google Таблицы. Главное преимущество таблицы в том, что она считает сама. Не нужно вычитать занятия в уме и искать, у кого долг: это делают формулы.

Мы собрали готовый шаблон. В нём два листа.

Лист «Абонементы»

Одна строка на клиента. Колонки: Клиент, Занятий в пакете, Цена, Оплачено (да/нет), Дата оплаты, Начало, Действует до, Проведено, Осталось, Статус. Руками заполняются только первые семь. Остальные три считаются сами:

• Проведено таблица считает по листу «Занятия»;
• Осталось = занятий в пакете минус проведено;
• Статус показывает «Долг», если пакет не оплачен, «Продлить», если осталось одно занятие или меньше или срок вышел, и «ОК» во всех остальных случаях.

Вот как это выглядит на примере четырёх клиентов на 26 сентября:

У Игоря долг: он начал заниматься, но не заплатил. Марине осталось одно занятие, пора говорить о продлении. У Олега два занятия ещё есть, но срок вышел шесть дней назад, и это тоже повод для разговора, а не для молчания.

Лист «Занятия»

Журнал: одна строка на одно проведённое занятие. Колонки: Дата, Клиент, Заметка. В заметку пиши то, что пригодится при споре: «перенос с пятницы», «поздняя отмена, списано».

Имя клиента на обоих листах должно совпадать буква в букву. «Марина» и «Марина К.» для таблицы два разных человека, и занятия второй не спишутся с пакета первой.

Скачать шаблон учёта абонементов (Excel, открывается в Google Таблицах)XLSX · 19 КБ

Как вести учёт абонементов в таблице

1. Продал пакет: добавь строку на листе «Абонементы». Деньги пришли, ставь «да» и дату оплаты.
2. Провёл занятие: добавь строку на листе «Занятия». Лучше с телефона, пока клиент переодевается.
3. Продлил пакет: обнови в строке клиента начало, срок, цену и отметку оплаты.
4. Раз в неделю отсортируй колонку «Статус»: все «Долг» и «Продлить» наверху, это твой список разговоров на неделю.

Где таблица ломается

Таблица честно считает то, что в неё внесли. Проблема в том, что вносить приходится тебе, и обычно в самый неудобный момент.

• Занятие забыл отметить. После тренировки следующий клиент, потом дорога, потом вечер. Через неделю ты сверяешься с перепиской, чтобы понять, было ли занятие в четверг. Каждое неотмеченное занятие — это тренировка, которую ты провёл бесплатно.
• Долги. «Переведу в пятницу» так и остаётся словами, а в таблице висит «нет», на которое никто не смотрит. Долг виден только тогда, когда ты открыл таблицу и отсортировал её.
• Пакет кончился, и никто не заметил. Статус «Продлить» загорается в файле, а не у тебя перед глазами. Клиент приходит на тринадцатое занятие из двенадцати, и начинается неловкий разговор задним числом.
• Клиент спорит с остатком. Таблица у тебя, клиент её не видит. На его «у меня же ещё два занятия» ты отправляешь скриншот и доказываешь, что не ошибся.
• Клиент ушёл. Самое дорогое. Человек пропал на две недели, пакет не продлил, а таблица об этом молчит: в ней нет колонки «давно не приходил», есть только статус пакета. Замечаешь, когда уже поздно.

Всё это не повод выбросить таблицу. Это повод понять, в какой момент она начинает стоить дороже, чем экономит.

Как договориться с клиентом о правилах пакета

Половина споров вокруг абонемента возникает не из-за учёта, а из-за того, что правила не назвали вслух. Лучше решить их один раз и отправить клиенту одним сообщением при покупке пакета. Вот что стоит проговорить:

• Срок действия. Сколько времени есть, чтобы отходить пакет. Например, 10 занятий за два месяца. Без срока пакет растягивается на полгода, и учёт превращается в археологию.
• Отмены. За сколько часов отмена бесплатная, например за 12. Что происходит при поздней отмене или неявке: занятие списывается или нет. Любой вариант нормален, если клиент узнал о нём заранее.
• Заморозка. Болезнь, отпуск, командировка. Можно ли заморозить, сколько раз и максимум на сколько дней. При заморозке просто сдвигай дату «Действует до» на те же дни.
• Оплата. Пакет начинается после оплаты или можно заплатить после первого занятия. Если второе, назови крайний день.
• Что с остатком. Если пакет закончился по сроку, а занятия остались: сгорают, переносятся в следующий пакет или продлеваются на неделю. Реши сам и скажи.

Когда таблицы уже мало

Нет цифры клиентов, после которой таблица обязательно ломается. Есть признаки:

• ты хотя бы раз в месяц восстанавливаешь по переписке, было ли занятие;
• узнаёшь о долге, когда клиент уже третью неделю ходит без оплаты;
• о конце пакета говоришь задним числом;
• таблицу открываешь раз в неделю, а не после каждой тренировки.

Все четыре пункта про одно: отметка занятия живёт отдельно от самого занятия. Пока это два действия, второе будет забываться. Программа или приложение для учёта абонементов нужны не ради красивых графиков, а чтобы занятие отмечалось тем же движением, которым ты его проводишь.

Блокнот, таблица или сервис: сравнение

Учёт абонементов в Muscule: занятие списывается само

Я делал Muscule как дневник для своих тренировок, а потом добавил кабинет тренера. Учёт абонементов там устроен вокруг одной мысли: отметка занятия не должна быть отдельным действием.

Как это работает:

• Абонемент живёт в карточке клиента. Стоимость, срок, число занятий, отметка «деньги получены» и заметка. Когда пакет кончился, кнопка «Продлить» подставляет период и цену от текущего, прошлые абонементы остаются в истории.
• Занятие списывается по проведённой тренировке. На личном занятии открываешь режим «Провести тренировку» и вносишь подходы и веса по ходу. Закончил тренировку, занятие списалось с пакета. Как это выглядит в зале, подробно в статье как вести персональную тренировку в приложении.
• Занятие без приложения тоже учитывается. Если тренировку провёл без телефона, остаток докручивается кнопками ± в карточке.
• Метки в списке клиентов. «Долг», «Абонемент истёк», «Занятия кончились» или «Осталось N занятий». У кого с деньгами всё в порядке, метки нет, поэтому глаз цепляется только за тех, с кем надо поговорить. Кто не тренировался 7 дней и больше, получает метку «Внимание».
• Клиент видит свой остаток. У себя на главной он видит, сколько занятий осталось и до какого числа действует пакет. Цену, отметку оплаты и твои заметки не видит. Спор «у меня же ещё два» заканчивается, не начавшись.

mymuscule.ru

Деньги собраны на экране «Финансы»: сколько получено в этом месяце и в прошлом, сумма долгов, доход по месяцам столбиками за полгода. Отдельный блок «Требуют внимания» показывает долги и заканчивающиеся абонементы, из него сразу переходишь в карточку клиента. Ниже список всех абонементов с периодом, остатком, статусом оплаты и суммой.

mymuscule.ru

Чего в Muscule нет, говорю сразу:

• Деньги через сервис не проходят. Клиент платит тебе как договорились, наличными или переводом, а «деньги получены» ты отмечаешь руками. Чеков и автосписания с карты нет.
• Выгрузки в Excel нет. Если нужна бухгалтерия в файле, таблицу придётся вести параллельно.
• Расписания и записи на занятия нет, и клиенту сервис о тренировках не напоминает.

Переносить всех клиентов в первый же день не нужно. Начни с одного, у которого пакет идёт прямо сейчас: заведи абонемент, проведи с ним ближайшую тренировку через «Провести тренировку» и посмотри, как спишется занятие. Клиенту ничего ставить не надо: он принимает приглашение по ссылке или QR-коду, сервис работает в браузере. А если заведёшь абонементы всем, в первый же вечер увидишь на экране «Финансы», кто тебе должен.

Коротко

• Учёт абонементов — это пять цифр по клиенту: пакет, цена, оплата, срок, остаток.
• Блокнот работает, пока клиентов мало и ты отмечаешь занятие сразу после тренировки.
• Таблица считает сама, но только то, что в неё внесли. Шаблон выше можно взять и начать сегодня.
• Правила пакета проговори при продаже: срок, отмены, заморозка, оплата.
• Когда отметка занятия начинает забываться, переходи туда, где она происходит сама, когда ты проводишь тренировку.